Dossier Cooptation : Tout comprendre de ce mode de recrutement

Dans cet article, vous découvrirez tout ce qu’il y a à savoir sur la cooptation, ce mode de recrutement participatif qui consiste à proposer quelqu’un de son réseau pour un poste en entreprise.

Cooptation : S’il s’agit d’un terme qui circule dans le milieu des ressources humaines depuis quelque temps, il n’en reste pas moins sous-estimé, voire incompris. Parfois confondue avec le piston, la cooptation est en réalité source de gain de temps et d’argent à court comme à long terme. Nous faisons le point sur cette méthode recrutement participative aux multiples atouts pour les entreprises.

La cooptation, qu’est-ce que c’est ?

Définition cooptation : la cooptation est une méthode de recrutement qui repose sur la recommandation. Il s’agit d’un mode de recrutement tri-partite : l’entreprise, les coopteurs et les cooptés. L’entreprise qui recrute par cooptation demande fait appel au réseau de ses collaborateurs ou à des réseaux externes pour lui adresser des profils qualifiés et adaptés pour un certain poste.

Il existe deux types de cooptation : la cooptation interne et la cooptation externe. Chaque type de cooptation possède ses propres caractéristiques.

La cooptation interne

Dans le cas de la cooptation interne, l’entreprise à la recherche de candidats s’adresse à ses propres collaborateurs. Les collaborateurs sollicités sont donc chargés de proposer des membres de leur propre réseau à leur employeur en fonction d’une offre d’emploi, mais aussi de la culture d’entreprise. Ils sont en effet à-même de sélectionner des candidats non seulement qualifiés mais également compatibles avec le fonctionnement de leur société.

Le process de recrutement en est facilité puisque outre l’adéquation du candidat avec ses futures missions, l’intégration de ce dernier est simplifiée : il connaît déjà au moins un de ses futurs collègues.

La cooptation interne repose principalement sur la participation active des collaborateurs. Afin de les engager, nous recommandons l’établissement d’un programme de cooptation qui permet de formaliser cette pratique de recrutement.

La cooptation externe

Lorsqu’une entreprise opte pour la cooptation externe pour ses recrutements, elle s’autorise à sourcer ses candidats au-delà des cercles personnels et professionnels de ses collaborateurs en sollicitant des réseaux de cooptation comme Linkeys. La cooptation externe étend la portée de la recherche de candidats et lui permet ainsi d’atteindre des profils plus éloignés. Une démarche particulièrement opportune lors d’une recherche de profil pénurique ou spécialisé. 

Le principe de la cooptation externe reste semblable à celui de la cooptation interne : l’entreprise délègue son sourcing à des particuliers, qui recommandent des personnes issues de leurs réseaux. 

La cooptation comme composante de la marque employeur

La cooptation peut être considérée comme à cheval entre un mode de recrutement et un pan de votre stratégie de marque employeur, car elle concerne autant l’optimisation des candidatures reçues que la stimulation de vos collaborateurs actuels.

La pandémie a accentué la quête de sens au travail, les priorités de vos salariés évoluent : c’est désormais leur bien-être qui prime. Impossible, donc, de ne pas prendre leurs besoins en considération. S’il est évidemment envisageable, voire conseillé, de procéder à des aménagements opérationnels (salles de pause, réfection des locaux…), nous vous invitons à considérer un plan d’action plus global et efficace sur le long terme à travers la création et le développement de votre marque employeur. 

Votre marque employeur est votre identité d’entreprise à la fois interne et externe. Il s’agit d’identifier vos valeurs d’entreprise et de les amener à transparaître dans chacune de vos actions RH. Cela passe également par une clarification de votre EVP (Employee Value Proposition), afin d’établir clairement la proposition de valeur que vous offrez à vos salariés. Que leur mettez-vous à disposition en échange du travail fourni ? L’EVP va au-delà de la rémunération, et inclut notamment l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ainsi que la qualité de vie et l’épanouissement au travail.

Ainsi la cooptation peut jouer un rôle essentiel dans votre stratégie de marque employeur : en leur proposant de participer de façon active au recrutement de nouveaux talents, vous les impliquez directement dans la vie et l’avenir de l’entreprise et montrez que vous leur faites confiance. Vos collaborateurs se sentent valorisés, leur sentiment d’appartenance augmente et votre taux de turnover diminue. Une stratégie 100% gagnante !

Cooptation, avantages et inconvénients

La cooptation est loin d’être une recette miracle pour vos recrutements. Il s’agit d’un levier RH parmi d’autres, qui comporte sa part d’avantages et d’inconvénients et nécessite d’être mis en perspective de vos moyens internes, tant humains que financiers.

Les avantages de la cooptation

Contrairement au piston ou au copinage, la cooptation ne consiste pas à pousser la candidature d’une personne sous seul prétexte qu’un collaborateur de l’entreprise la connaît. Le piston mène parfois à embaucher des candidats non-qualifiés ou en décalage par rapport aux valeurs de l’entreprise. La cooptation, elle, permet aux candidats cooptés d’intégrer un parcours de recrutement classique : la seule différence avec un recrutement par jobboard se situe à l’étape du sourcing. Le recruteur reste donc impartial et garantit que le candidat retenu, qu’il soit issu de la cooptation ou non, possède une expertise et un état d’esprit en accord avec la fiche de poste. La cooptation réunit de ce fait le meilleur des deux mondes : elle fait bénéficier l’entreprise de la puissance des réseaux, sans compromettre l’impartialité et l’égalité des chances entre candidats.

Car c’est bien là le deuxième intérêt de la cooptation : l’accès à des viviers de candidats supplémentaires, en complétion des sources existantes via jobboards ou réseaux sociaux. Outre l’accès à des profils pénuriques, la cooptation permet notamment de toucher des candidats en recherche passive, lorsque les parcours traditionnels misent sur les candidats en recherche de poste active. Le coopteur est en mesure d’informer et d’accompagner le futur coopté dans sa découverte de la fiche de poste et de la culture de l’entreprise. Ainsi guidé, le coopté aura davantage de facilités à sauter le pas de la candidature.

La cooptation permet en plus de cela de faire gagner un temps précieux aux services des ressources humaines, puisque l’étape de sourcing est déléguée aux coopteurs internes et/ou externes. Les profils des cooptés étant généralement plus qualifiés que les candidats issus de parcours de recrutement plus traditionnels, le traitement des candidatures est également plus rapide et plus efficace. Et qui dit gain de temps, dit gain d’argent !

Côté marque employeur et coopteurs, enfin, la cooptation peut devenir un réel levier d’implication des collaborateurs. Ils deviennent de véritables acteurs de la performance de leur entreprise en participant à la sélection de ses nouveaux talents. Le sentiment d’appartenance augmente et une relation de confiance se tisse entre les collaborateurs et la structure qui les emploie.

Les limites de la cooptation

Toute méthode de recrutement a ses inconvénients, et la cooptation n’en est pas exempte. En faisant appel au réseau de ses collaborateurs en interne, on limite le brassage socio-professionnel des candidats. En effet, le réseau est généralement constitué par d’anciens camarades de classe et des relations familiales plus ou moins proches. Les études, la vision et l’éducation des membres d’un même réseau sont donc relativement similaires. Le risque à long terme pour les entreprises qui recrutent uniquement par cooptation est par conséquent un manque de diversité dans les profils recrutés, qui les appauvriraient tant d’un point de vue économique que culturel.

Côté cooptation externe, trouver la bonne plateforme de cooptation peut également devenir chronophage. Or le but est de gagner du temps, pas d’en perdre ! Certaines plateformes, comme Linkeys, proposent des solutions clés en main pour gérer vos démarches de cooptation externes et internes : solution en marque blanche, accompagnement et conseils, digitalisation de votre programme de cooptation

D’autre part, la force de la cooptation est aussi une faiblesse : puisqu’elle repose entièrement sur l’implication des coopteurs, il faut réussir à les mobiliser  — faute de quoi elle ne génèrera aucun résultat. Le travail à effectuer en interne en amont est capital pour sensibiliser les collaborateurs à l’existence de ce système dans un premier temps, puis à ce qu’ils ont à y gagner dans un second temps : valorisation au sein de l’entreprise, mais aussi gain financier grâce à la prime de cooptation.

Mais au fait : comment ça fonctionne, cette histoire de prime de cooptation ?

Prime de cooptation : comment ça marche ?

Si, en passant par la cooptation, vous économisez le coût d’un cabinet de recrutement ou d’abonnements à divers jobboards, il faut tout de même prévoir certains postes de dépenses. Le plus important : celui de la prime de cooptation

Comment définir le montant de la prime de cooptation ?

La prime de cooptation est la récompense attribuée au coopteur pour le remercier d’avoir présenté le coopté embauché. Il s’agit de la clé de votre programme de cooptation : sans stimuli, vos collaborateurs risquent fort de ne pas s’investir. La prime de cooptation est généralement distribuée sous la forme d’une somme d’argent, fixe ou variable selon les entreprises. Ces dernières peuvent décider par exemple d’attribuer une prime de cooptation plus élevée en cas de recherche de profil particulièrement expérimenté ou pénurique.

Le service RH bénéficie d’une grande liberté dans la détermination de sa prime de cooptation. La plupart des entreprises ont néanmoins choisi d’ajuster le montant de leur prime de cooptation en fonction de plusieurs critères :

  • La qualification du poste vacant : plus le poste est haut dans la hiérarchie, plus la prime est élevée
  • L’expérience requise pour le poste : les candidats expérimentés rapportent des primes plus élevées
  • Le niveau de pénurie du profil recherché : la prime augmente en parallèle de la rareté des candidats
  • La nature du contrat : la prime de cooptation est généralement plus élevée pour un CDI que pour un CDD

Attention toutefois, car une prime trop faible comme trop élevée peut desservir la recherche de candidats qualifiés. Dans le premier cas vos collaborateurs ne s’engageront pas suffisamment dans la démarche de cooptation, faute de motivation ; dans le second, la récompense promise risque de les inciter à présenter n’importe quel profil afin d’avoir une chance, même infime, d’empocher la prime. Nous vous conseillons de la fixer entre 50€ et 2000€, avec une moyenne correspondant à entre un quart et un tiers d’un salaire net mensuel (soit aux alentours de 600€).

Comment verser la prime de cooptation ?

Comme sur le montant de la prime de cooptation, les modalités de versement ne dépendent que de la politique de l’entreprise. On retrouve généralement trois modes de versement de la prime de cooptation :

  • La prime est versée à 100% à la signature du contrat d’embauche du coopté
  • La prime est reçue par le coopteur dans son intégralité à la fin de la période d’essai du coopté
  • La prime est versée en deux fois : un acompte est perçu par le coopteur à la signature du contrat d’embauche, et le reste est reçu à la fin de la période d’essai.

Cette dernière solution, intermédiaire, permet de récompenser rapidement le coopteur pour son implication tout en limitant la perte d’argent si le coopté venait à quitter son poste au cours de sa période d’essai. En effet, certaines périodes d’essai peuvent durer jusqu’à 8 mois en cas de renouvellement ! Un tel délai peut décourager les coopteurs.

Et, à propos de perte d’argent, est-il nécessaire de promettre une prime de cooptation en monnaie sonnante et trébuchante ? La réponse est simple : non. Le service RH, ou le responsable de recrutements dans le cas de plus petites structures, est tout à fait libre de décider de la nature de la gratification. Voyage, places de spectacle, bons d’achat ou de réduction, carte cadeau, panier garni… L’essentiel est de motiver vos collaborateurs, pas de vider votre trésorerie ! Vous pouvez également prévoir de valoriser le coopteur dont le candidat est retenu dans votre journal interne, via une interview vidéo, sur les réseaux sociaux…

Outre des considérations purement pratiques, privilégier des cadeaux en nature plutôt que le versement d’une somme d’argent est parfois davantage en phase avec la marque employeur. Vous faites ainsi le lien entre votre politique d’acquisition de nouveaux talents et celle de fidélisation des collaborateurs en poste ; en travaillant votre marque employeur par la cooptation, vous construisez une boucle vertueuse qui engagera naturellement vos collaborateurs dans la vie de l’entreprise.

Quels que soient le montant et la nature de la prime de cooptation que vous fixez, le retour sur investissement de votre recrutement par cooptation sera certainement supérieur à celui issu des cabinets de recrutement ou autre méthode traditionnelle. Entre le gain de temps réalisé par les équipes RH, la haute qualité des profils présentés et la réduction du turnover grâce à une meilleure intégration des candidats retenus dans l’entreprise, vous avez tout intérêt à créer et développer votre programme de cooptation si ce n’est pas déjà fait !

Vous vous demandez comment mettre en place un programme de cooptation efficace ? On vous explique tout !

Comment établir un bon programme de cooptation ?

La cooptation sort le sourcing de candidats du service RH pour le mettre entre les mains des collaborateurs de l’entreprise. Collaborateurs qui n’ont pas forcément conscience des enjeux du recrutement… C’est là que le programme de cooptation intervient.

Réfléchir aux enjeux de la cooptation

La cooptation n’engage pas que le service RH : c’est à la fois la force et la faiblesse de cette méthode de recrutement. Si elle libère du temps et de l’énergie aux chargés de recrutement, elle n’en reste pas moins un process qui demande d’être correctement cadré dès le début, sous peine de devenir contre-productif. Des règles doivent être établies pour les trois parties : entreprise qui recrute, coopteur et coopté.

Commencez par clarifier votre “pourquoi” : quel est l’intérêt principal de la cooptation pour vous ? Qu’attendez-vous de votre programme de cooptation ?

Réfléchissez ensuite à votre “comment” : quelle part lui accorderez-vous dans vos recrutements actuels et futurs ? Tous les types de poste seront-ils concernés ? Quels sont les KPIs que vous allez suivre pour tracker la performance de votre programme ? Qui, au sein de votre service, sera le référent de ce programme ? Comment allez-vous informer les collaborateurs de la publication d’une nouvelle offre ?

Vous pouvez désormais établir les règles de votre programme de cooptation à l’intention de vos collaborateurs, en vous assurant qu’elles répondent à votre “pourquoi” et votre “comment”. Définissez précisément le process et le délai de présentation des candidats, et bien sûr le système de récompense.

Nous vous conseillons de rédiger une charte de cooptation qui soit accessible en permanence, afin que chacun puisse s’y référer au besoin.

Susciter l’adhésion des collaborateurs

La plus grande difficulté, au lancement de votre programme de cooptation, c’est d’engager activement l’ensemble des salariés. Pourquoi vous aideraient-ils à “faire votre boulot” ? Il est nécessaire d’anticiper les différentes questions et réactions auxquelles vous pourriez faire face, et de construire une communication pédagogique en conséquence.

Les managers seront notamment des relais de communication non négligeables et doivent être impliqués dans votre projet de cooptation le plus tôt possible. Ils seront à-même de le porter et de le défendre auprès de leurs équipes. Outre cela nous vous conseillons de communiquer de façon régulière, non seulement au moment du lancement officiel de votre programme de cooptation, mais également de façon préalable à chaque opération de recrutement et à chaque recrutement par cooptation réussi. En impliquant les coopteurs à l’origine de vos recrutements dans vos communications, vous valorisez les individus et augmentez l’engagement général.

Lors de la définition de vos canaux de communication, pensez large : emailing et affichage sont des incontournables mais ils risquent de ne pas être suffisants, car ils laissent vos collaborateurs en position passive. Proposez une réunion d’information autour d’un petit-déjeuner, une session questions-réponses ou un jeu-concours au moment du lancement, interviewez le duo coopteur-coopté sous forme de vidéo ou d’un article dans le journal interne lors d’un recrutement réussi… Il existe des outils de cooptation, comme Linkeys, qui vous accompagnent dans la mise en place d’une communication réussie.

Enfin, l’engagement de vos collaborateurs sera notamment suscité par la prime de cooptation promise au coopteur ; rappelez régulièrement son existence et son montant, qu’il s’agisse de campagnes de notoriété ou de recrutement.

La cooptation est donc une méthode de recrutement incontournable pour dynamiser votre marque employeur tout en soulageant votre équipe RH du sourcing de candidats. Il ne faut pour autant pas sous-estimer l’ampleur de la tâche qui vous attend si vous vous décidez à lancer votre programme de cooptation en interne : vos collaborateurs auront besoin d’une stimulation soutenue afin de s’impliquer. Cependant, une fois correctement intégrée par vos équipes, la cooptation sera à l’origine de candidats hautement qualifiés, de collaborateurs actifs dans la vie de l’entreprise et d’un taux de turnover réduit. Une situation gagnant-gagnant.

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